Что такое финансовое планирование и зачем оно нужно бизнесу

Представьте владельца бизнеса, у которого есть вполне успешный интернет-магазин по доставке запчастей для грузового транспорта. Оборот его компании более 1 млн. рублей в месяц. Есть сайт для сбора заявок, в команде менеджеры по продажам, связи с поставщиками отлажены.

Владелец принимает решение расширяться: купить еще один грузовик, сделать ремонт, пополнить штат еще одним менеджером, увеличить запасы на складе и расширить географию поставок. Казалось бы, обоснованное управленческое решение, но итог — убытки. И вот простаивает грузовик, купленный на доставку в отдаленные регионы, продажи падают, а на расчетном счете как будто образовалась черная дыра, которая тут же съедает все поступления.

Почему все пошло не так?

Главная причина — владелец бизнеса не учел увеличение расходов на расширение штата и содержание еще одного грузовика, сезонное снижение спроса на рынке и еще массу важных вещей, которые помогает обнаружить финансовое планирование на предприятии.
 

Финплан — основа всех управленческих решений
 
 
Предлагаем на этом примере разобраться с целями и формами финансового планирования и оценить роль финансового планирования в деятельности предприятия.

Финансово-экономическое планирование в организации — это основа любого бизнес-решения. Простое правило: если мы хотим что-то сделать — нам нужен план. Если мы хотим сделать что-то правильно — наш план должен быть корректно составлен.

И это правило распространяется на все решения, связанные с финансами: сначала составляем финансовый план — потом уверенно двигаемся к цели.

Этапы организации финансового планирования или что стоит сделать, чтобы точно прийти к своей цели:
 

1. Сформулируйте цели финансового плана — например, увеличить оборот компании на 10% за 2 месяца — все верно, на первом этапе мы формулируем цель.
2. Определите показатели и на сколько подробно будете их описывать.
3. Изучите примеры и образцы финансовых планов.
4. Разработайте форму финансового плана и получите обратную связь от сотрудников.

Внесите корректировки на основе обратной связи и соберите индивидуальный шаблон финансового плана своей компании.
 

Какими должны быть финансовые цели компании или «как понять, куда идти»
 
 
Понятными и достижимыми
Во-первых, цель должна быть сформулирована таким образом, чтобы не допускались разночтения и было четко понятно, чего нужно добиться в конечном итоге — выражена в конкретных показателях (kpi). Во-вторых, она должна быть реалистичной и достижимой, базироваться на фактических результатах компании или отдельных сотрудников. Если привязываетесь к финансовому результату, за который отвечает конкретный сотрудник, то объясните ему, откуда взялись показатели и как их достичь. В нашем примере лучше стоило донести до менеджеров планы, понять их готовность и текущую нагрузку, обсудить мотивацию и необходимость найма еще одного сотрудника.

Значимыми
Если хотите расти, не забывайте, что цели должны быть значимыми для бизнеса: достижение цели должно быть важным событием в жизни компании, или как говорят билингвы — milestone (значимый ключевой момент). Если цель — это малопонятная цифра в очередном отчете, который будет распечатан, подписан, сшит и положен на полку — такая цель не приведет вас к успеху, а ваш бизнес к росту.

Гибкими
Мы не откроем секрет, когда скажем, что живем в турбулентное время, когда мы находимся в сильной зависимости от очень многих внешних непредсказуемых факторов. Как адаптировать финансовые цели? На помощь всем нам приходит прогнозирование: рассматривайте несколько вариантов исхода, то есть составьте несколько вариантов плана — пессимистичный, оптимистичный и реалистичный, последний и берите за свой план.

Если бы в нашем примере владелец бизнеса пошел этим путем, то наверняка бы имел запасной вариант на случай возможного кассового разрыва, ну или бы понял, какие действия могут к нему привести и всеми возможными способами избегал бы этих решений.

Мотивирующими для всех
Когда у команды есть понимание новой сверхзадачи, это объединяет и мотивирует. Когда его нет, возникает много возражений на тему: «это невозможно», «я это делать не буду».

Когда цели понятны только владельцу бизнеса — это прямой и короткий путь к невыполнению плана.
 

Финансовая цель есть: дело за малым (нет) — оцифровать ее и составить финансовый план
 
 
Установленный тезис в мире финансов: бизнес-процесс финансового планирования необходим, чтобы поставить реалистичные и достижимые цели сотрудникам и распределить ресурсы компании так, чтобы не попасть как минимум в кассовый разрыв.

Давайте перейдем непосредственно к характеристике процесса финансового планирования и составлению финплана.

Не нужно впадать в крайности: не нужно изобретать новые показатели или формы отчетов — они существуют и отлично работают, но не нужно и использовать шаблон из рассылки «10 лучших шаблонов для вашего бизнеса» — у каждого бизнеса, у каждой цели и у каждого пути свои показатели.

Если вы не знаете, какие показатели критически важны для вашего бизнеса — Planka поможет: мы покажем, на что и как стоит смотреть, чтобы понять реальное состояние дел и принимать уверенные решения для роста, основанные на цифрах. Рассмотрим, из чего должен состоять финплан.
 

Бюджет доходов и расходов
 
 
Бюджет доходов и расходов — это инструмент, в котором мы планируем предстоящие доходы с различной степенью детализации, например, по источникам их формирования, направлениям или продуктам, и расходы по статьям, например, стоимость проданного товара, заработная плата сотрудникам, аренда и т. п.

Рентабельность — это показатель, демонстрирующий эффективность использования ресурсов для получения прибыли. Она выражается в процентном соотношении прибыли к выручке или инвестициям и позволяет оценить, насколько доходы превышают затраты. В теории всё просто, но на практике рентабельность складывается из множества показателей. Чтобы не утонуть в этом море финансовых терминов, доверьтесь профессионалам. Мы подберем ключевые метрики для вашего бизнеса: ROMI, ROI, IRR — и составим дашборд, который поможет вам не пугаться этих аббревиатур.

Как бы мог выглядеть БДР у интернет-магазина из нашего примера:

В финансовом мире денежные потоки организации принято разделять на группы:

• операционную деятельность — фактическую деятельность компании и уплату налогов;
• инвестиционную деятельность — вложения в бизнес;
• финансовую деятельность — кредиты, займы.

Такое разделение дает наглядно определить от каких источников или видов деятельности поступает или списывается больше денежных средств. Нормальным положением вещей считается, когда основное движение денежных средств осуществляется по операционной деятельности. Кроме того в БДДС так же можно включить и статьи.
 

В чем разница между БДР и БДДС?
 
 
Помимо казалось бы очевидного (количества букв Д в аббревиатуре), важно понять, что эти документы отвечают разным целям:
БДР отвечает за планирование прибыли и источники ее формирования, а главная задача БДДС — избежать кассовых разрывов, ведь денежные средства в любой организации это основной актив, а кассовый разрыв это очень грубый просчет и достаточно большая проблема.

На примере:

БДДС мог бы выглядеть так:

Если всё делать правильно, получается четкая система.
 
Хорошо бы адаптировать ее под разные исходы:

• Пессимистичный прогноз. Ремонт затянулся, новый менеджер пришел и уволился: «не сошлись характером», — в общем, как минимум сроки сдвинулись и тут стоит предусмотреть кассовый резерв.
• Оптимистичный прогноз. Владелец бизнеса поговорил с менеджерами, поправил мотивацию, настроил триггерные рассылки и получил нужную конверсию без найма третьего специалиста по продажам, сэкономил на ремонте.

Возможно у вас возник вопрос: финмодель не то же самое, что и финплан? Подробно про финмодель и концепцию финансового моделирования мы рассказали тут.

Если коротко, то финмодель дала бы возможность владельцу бизнеса рассмотреть и оценить разные сценарии и оценить влияние разных факторов на доходы и расходы:

• увеличить затраты на рекламу и посмотреть, как это будет влиять на увеличение числа посетителей сайта и на заказы;
• увеличить средний чек, оценить влияние на возможный доход;
• попросить скидку у поставщика при увеличении объема закупа и посмотреть, к чему приведет снижение затрат.

Другими словами, он проанализировал бы разные сценарии, а определившись со стратегией, начал бы строить свой финплан.

Но и это еще не всё: владелец бизнеса мог еще больше углубиться в тему финансового планирования, посмотреть, какие бывают виды финплана, связанные с временным циклом, если бы обратился за помощью к команде Planka.
 

Виды финансового планирования или где кроются ваши зоны роста
 
 
Как и во всем, что касается финансов, планирование и его сроки невероятно индивидуальны. Так например, условно планирование принято разделять на краткосрочное (до 12 месяцев) и долгосрочное (от 1 года с перспективой до 5 лет и далее).

Но что если ваш цикл продажи длится 3 года? Ваше оперативное планирование вряд ли имеет смысл делать на срок до 12 месяцев.

А теперь, рассмотрим подробнее, чем, кроме срока, они различаются и каким целям отвечают:

• Краткосрочное. Как мы уже сказали ранее, это планирование сроком до 12 месяцев. Задачи на месяц, квартал, полугодие или год легче контролировать, а их результаты проще оценить и сравнить. Как правило, краткосрочные планы имеют высокую степень детализации. Они подходят для операционной деятельности компании.
• Долгосрочное. Вид планирования, который позволяет компании определить, каких результатов нужно достичь, и к чему можно прийти через год или в перспективе 5 лет. Он строится не на информации о доходах и расходах, а на показателях: рентабельности, оборачиваемости, маржинальности, чистой прибыли. Долгосрочные цели не предполагают детальной проработки, они показывают общий вектор развития компании.

Без финансового плана владелец бизнеса точно в долгосрочное планирование не заглянул бы, а горизонты могли быть очень привлекательными: масштабирование, открытие точки в удаленных районах, новые товарные позиции на складе, доставка не только своих заказов, но продажа доставки, как отдельной транспортной услуги другим организациям.
 

Контролируем выполнение финансового плана
 
 
Три простых способа контролировать все и выжить:
 

1. Назначьте даты синхронизации с планом — раз в неделю или раз в месяц сверяйте показатели с планом, чтобы убедиться что вы придерживаетесь намеченного пути.
2. Отслеживайте динамику расходов и доходов.
3. Поставьте встречи для синхронизации с лидерами ключевых направлений вашей компании — и не только потому что они, наверняка, отличные люди, но и чтобы обсудить ключевые метрики и достижение плана по направлениям.

Владелец бизнеса из нашего примера после найма нового менеджера начинает пристально мониторить количество заказов, допустим, оно не увеличивается. Причин могло быть несколько, но предположим, что на очередной встрече с сотрудниками выявили проблему с регистрацией новых клиентов на сайте, поэтому менеджеры тратили больше времени на оформление заказа. Проблему исправили, показатели пошли вверх.

Именно сравнение текущих результатов с целевыми значениями дает возможность вовремя заметить признаки приближающегося кризиса в виде кассового разрыва или чего-то хуже и вовремя скорректировать план.
 

Как часто нужно обновлять финплан
 
 
Мы составили его и он с нами навсегда! — так, к сожалению, бывает только в сказках, поэтому обсудим насущный вопрос: «Когда и как часто стоит обновлять финплан».

1. Если в течение года произошли глобальные изменения — пришло время обновить финплан.
2. Если в процессе выполнения плана вы заметили в нем значительные расхождения — стоит пересмотреть данные и актуализировать его значения.
3. Актуализируйте финплан, когда этого требует рынок — адаптируйтесь и в случае необходимости ищите новые пути для достижения вашей финансовой цели.
4. Следите за новыми требованиями законодательства, политическими факторами и изменениями в экономике — все это может повлиять на ваши планы.

Будьте готовы к изменениям и только тогда они не застанут вас врасплох.
 

Подведем итог
 
 
Финплан — основа всех управленческих решений или финансового менеджмента в компании. Он поможет вам:

Планировать расходы и управлять ими в конкретном промежутке времени.
Так вы можете ставить перед бизнесом реалистичные цели и контролировать их достижение.

Синхронизировать команду.
Когда все отделы и сотрудники понимают свою функцию и знают, к чему нужно стремиться, их работа слажена — например, менеджеры знают что продавать, а водители знают на чем и куда везти товар.

Привлекать инвестиции.
Быстрый рост и масштабирование бизнеса возможны за счет инвестиций.

Грамотно управлять бизнесом.
Теперь вы понимаете, что ни одна финансовая цель не может быть поставлена без оценки расходов и доходов.

Если в вашей компании не растут показатели и вы не знаете куда двигаться, возможно стоит обратиться за помощью. Команда Planka поможет решить финансовую задачу любой сложности. Детально разберем любой кейс и проработаем финплан с учетом ваших привычных инструментов или заведем и настроим набор технологичных решений, который подойдет именно вашему бизнесу.