Проведем бесплатный экспресс-аудит ваших финансов
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с политикой защиты песональных данных
Хотите узнать состояние финансовых процессов в вашей компании?
Оставьте свои данные, и мы свяжемся с вами
Нажимая на кнопку, Вы соглашаетесь с политикой защиты песональных данных
Что такое накладная
И зачем она нужна?
Финансовый и складской учёт — это основа стабильного бизнеса. Когда компания покупает, продаёт или перемещает товары, важно правильно зафиксировать эти операции. Именно для этого нужна накладная — один из главных документов, который подтверждает передачу ценностей.
Давайте разберёмся, что такое накладная на товар и зачем она нужна, какие бывают накладные, как избежать ошибок при их оформлении.
Что такое накладная и зачем она нужна?
Проще говоря, накладная — это документ, который подтверждает факт передачи товара или материалов от одного лица другому. Она выполняет сразу несколько важных функций:
✔ Юридическая защита — помогает избежать споров с контрагентами и подтверждает исполнение обязательств.
✔ Финансовый контроль — фиксирует расходы и доходы, помогает вести бухгалтерский и налоговый учёт.
✔ Логистика — сопровождает груз при транспортировке и помогает контролировать поставки.
Без накладной невозможно доказать, что товар действительно передан, а сделка состоялась. Если документ оформлен с ошибками или утерян, это может привести к проблемам с налоговой, контрагентами и даже судебным разбирательствам.
Проще говоря, накладная — это документ, который подтверждает факт передачи товара или материалов от одного лица другому. Она выполняет сразу несколько важных функций:
✔ Юридическая защита — помогает избежать споров с контрагентами и подтверждает исполнение обязательств.
✔ Финансовый контроль — фиксирует расходы и доходы, помогает вести бухгалтерский и налоговый учёт.
✔ Логистика — сопровождает груз при транспортировке и помогает контролировать поставки.
Без накладной невозможно доказать, что товар действительно передан, а сделка состоялась. Если документ оформлен с ошибками или утерян, это может привести к проблемам с налоговой, контрагентами и даже судебным разбирательствам.
Когда требуется накладная?
Любая компания, работающая с товарами, регулярно сталкивается с накладными. Вот основные случаи, когда они нужны:
Любая компания, работающая с товарами, регулярно сталкивается с накладными. Вот основные случаи, когда они нужны:
- Продажа — при передаче товаров клиенту.
- Поставка материалов — при закупке сырья у поставщиков.
- Транспортировка — при перевозке товаров между складами.
- Возврат продукции — если покупатель возвращает товар поставщику.
- Передача оборудования — при аренде или внутреннем перемещении.
Пример: У вас сеть кофеен, и вы получаете поставку кофе. Вместе с товаром поставщик передаёт накладную, где указаны количество упаковок, цена и общая сумма. Этот документ подтверждает, что поставка состоялась, и позволяет корректно учесть её в бухгалтерии.
Виды накладных документов
Накладные бывают разные, и у каждой — своя задача:
Накладные бывают разные, и у каждой — своя задача:
- Товарная накладная (ТОРГ-12) — стандартный документ для передачи товаров покупателю.
- Транспортная накладная — оформляется при перевозке груза и включает маршрут, условия перевозки, характеристики груза.
- Универсальный передаточный документ (УПД) — объединяет накладную и счёт-фактуру, упрощая документооборот.
- Внутренняя накладная — используется внутри компании для перемещения товаров между подразделениями.
Пример: У вас сеть магазинов, и вы отправляете товар с центрального склада в филиал. Чтобы зафиксировать перемещение, оформляется внутренняя накладная.
Как должна быть оформлена накладная?
Для любого финансового документа в том числе накладной существует обязательный минимум требований к реквизитам документа. Вот как выглядят накладные:
Ошибки в документе могут повлечь негативные юридические последствия, например, при возникновении денежных споров с покупателем, вы не сможете доказать факт поставки товара.
Для любого финансового документа в том числе накладной существует обязательный минимум требований к реквизитам документа. Вот как выглядят накладные:
- Дата и номер документа.
- Данные отправителя и получателя (название компаний, ИНН, юридические адреса).
- Перечень товаров (наименование, количество, единицы измерения).
- Цена и общая сумма сделки.
- Основание для передачи (договор или счёт).
- Подписи и печати сторон.
Ошибки в документе могут повлечь негативные юридические последствия, например, при возникновении денежных споров с покупателем, вы не сможете доказать факт поставки товара.
Пример ошибки: В накладной неверно указан ИНН получателя. В результате налоговая отклоняет документ, и компании приходится терять время и деньги на исправления.
Электронные накладные: стоит ли переходить?
Сегодня всё больше компаний переходят на электронный документооборот (ЭДО), включая накладные. Электронные накладные подписываются цифровой подписью и имеют такую же юридическую силу, как бумажные.
Преимущества ЭДО:
Для работы с ЭДО нужно подключиться к оператору, например СБИС, Контур, Такском Калуга-Астрал.
Сегодня всё больше компаний переходят на электронный документооборот (ЭДО), включая накладные. Электронные накладные подписываются цифровой подписью и имеют такую же юридическую силу, как бумажные.
Преимущества ЭДО:
- Экономия времени и денег на печать и доставку.
- Меньше ошибок — система автоматически проверяет данные.
- Ускорение работы — документы мгновенно передаются контрагентам и в налоговую.
Для работы с ЭДО нужно подключиться к оператору, например СБИС, Контур, Такском Калуга-Астрал.
Пример: Компания, работающая с сотнями поставщиков, перешла на ЭДО. В результате документооборот ускорился в 2 раза, а количество ошибок сократилось на 30%.
Частые ошибки при оформлении накладных (и как их избежать)
Тому, кто должен делать накладные в торговой организации, стоит знать, какие ошибки чаще всего встречаются в таких документах:
Тому, кто должен делать накладные в торговой организации, стоит знать, какие ошибки чаще всего встречаются в таких документах:
- Опечатки и ошибки в реквизитах → перед отправкой проверяйте данные.
- Отсутствие подписей и печатей → без них документ недействителен.
- Несоответствие товаров в накладной и фактической поставке → сверяйте документы перед подписанием.
- Неправильное хранение → накладные должны храниться не менее 5 лет.
Проконсультируем по состоянию финансовых процессов в вашей компании
- Обсудим, что мешает развитию вашего бизнеса
- Определим, сможем ли мы быть вам полезны
- Расскажем, как работаем, и сколько это стоит
Как PLANKA помогает выстроить финансовый учёт?
Ошибки в оформлении накладных могут привести к налоговым проблемам, финансовым потерям и спорам с контрагентами. Чтобы этого не случилось, важно правильно организовать документооборот и финансовый контроль.
Команда PLANKA поможет вашему бизнесу:
Фокусируйтесь на развитии бизнеса, а финансовые задачи мы возьмём на себя.
PLANKA — наводим порядок в цифрах, чтобы они работали на ваш успех!
Ошибки в оформлении накладных могут привести к налоговым проблемам, финансовым потерям и спорам с контрагентами. Чтобы этого не случилось, важно правильно организовать документооборот и финансовый контроль.
Команда PLANKA поможет вашему бизнесу:
- Настроить учёт и документооборот без ошибок.
- Автоматизировать процессы, включая работу с электронными накладными.
- Избежать налоговых рисков и штрафов.
- Оптимизировать финансы, чтобы повысить прибыль.
Фокусируйтесь на развитии бизнеса, а финансовые задачи мы возьмём на себя.
PLANKA — наводим порядок в цифрах, чтобы они работали на ваш успех!
