Как научиться управлять финансами

Бизнес начинается с идей, но процветает благодаря учёту, или приквел для начинающих предпринимателей
 
Когда вы начинаете бизнес, в первую очередь, думаете об идее и продукте, а не о документах и учёте. На старте такой подход часто оправдан: бизнес развивается стремительно, вы живёте идеей, проходит яркий и активный период роста. Но наступает момент взросления. Нужно принимать решение, куда и как двигаться дальше, а самое главное, на что опираться. И вот тут предприниматели начинают судорожно искать шаблоны, скачивать таблицы, считать выручку, пытаясь сделать правильные выводы для принятия управленческих решений. Начинают с конца — с анализа. А как обстоят дела с началом — системой сбора, хранения, архивирования и документирования информации? Именно на ней всё строится.

Неумелое управление финансами можно сравнить с попыткой приготовить сложное блюдо без чёткого рецепта и всех необходимых ингредиентов. Вы скачиваете рецепт, но не проверяете, что у вас на кухне. В результате — готовите блюдо вслепую. Полученный итог совсем не радует. То же самое происходит и в бизнесе: скачать таблицу — это не решение. Решение — это упорядоченная система сбора, регистрации, обобщения информации о движении всех денежных средств компании, её имущества и обязательств, путем непрерывного и документального учета. А уже потом аналитика этих данных.

Управление финансами в компании: начало
 
Управление финансами — это не просто анализ выручки или прибыли, это комплексный процесс, который включает систематическое и регулярное ведение финансового учёта. Основа управления корпоративными финансами — система сбора, обобщения и документирования информации обо всех операциях компании, ее имуществе и обязательствах в денежном выражении. Как и при любой другой деятельности, систематизация — ключ к успеху. Разберем методы и принципы управления финансами.

1. Сбор информации
 
Это процесс систематического и регулярного сбора всех финансовых данных: доходов, расходов, обязательств и активов. Важно фиксировать каждую продажу, покупку, оплату налогов и других обязательств. Многие предприниматели на старте бизнеса пренебрегают сбором всех данных об операциях. Часто это связано с нехваткой времени или ресурсов, подробный учет можно отложить «на потом», когда компания станет больше. В итоге, данные собираются «на глазок» или вовсе игнорируются. Вместе с ростом бизнеса, финансовые погрешности «на глазок» превращаются в финансовые дыры.
 
2. Обобщение информации
 
Заключается в систематизации и приведении данных об операциях в единое целое для дальнейшего анализа и принятия управленческих решений. В процессе обобщения происходит сведение отдельных данных, собранных на различных этапах учета, в финансовую отчетность. Это позволяет получить целостную картину состояния имущества, обязательств и движения финансовых средств организации. Обобщение также помогает оценить экономические результаты деятельности, контролировать соблюдение законодательства и принимать стратегические решения на основе точных данных.
 
3. Документирование информации
 
Все финансовые операции хранятся в виде документов — бухгалтерских записей, накладных, счетов и прочих документов. Документирование подтверждает законность операций и служит основой для построения финансовой отчетности. Часто у начинающих предпринимателей документация ведется в спешке и в неполном объеме, а иногда её полностью игнорируют, полагаясь на память или договоренности на словах. В результате, когда дело доходит до анализа финансов или проверок, становится сложно восстановить реальные события и показать прозрачность операций.

Финансовый сиквел: «Когда начинается грамотная аналитика»
 
Система управления финансами строится на основе налаженного процесса сбора и последующей классификации данных.
 
Все собранные данные собираются в единую базу данных для дальнейшего анализа. Существуют три базовых аналитических инструмента финансового учета:

1. Отчёт о прибылях и убытках (P&L)
 
Показывает финансовые результаты компании за определённый период. Это ключевой аналитический инструмент эффективности основной деятельности компании. Так как прибыль — это главный показатель эффективности и, по сути, основной смысл существования любого бизнеса.
 
2. Отчёт о движении денежных средств (Cash Flow)
 
Показывает движение денежных средств в компании, включая притоки и оттоки денег. Это своего рода уровень топлива на панели приборов, только не автомобиля, а вашей компании. Он показывает сколько топлива сейчас в моменте, а также на сколько его хватит и когда потребуется следующая дозаправка.
 
3. Бухгалтерский баланс
 
Отражает финансовое положение компании на конкретный момент времени, включая все активы, обязательства и капитал. С помощью баланса можно сделать очень много фундаментальных выводов. Например, о наличии и размере чистых активов компании, то есть всего того, что принадлежит лично собственникам бизнеса, а в сравнении с тем, что было на старте, можно определить и уровень, и динамику роста активов.

Эти три аналитических отчета позволяют принимать обоснованные управленческие решения на основе реальных данных, которые собираются и хранятся в соответствии с принципами системности и регулярности. Какова значимость аналитики, если данные, на которых она строится, не корректны?

Триквел: «Почему хаос в учёте ведёт к хаосу в финансах»
 
Когда компания не уделяет внимания грамотному управлению финансами, она рискует столкнуться с целым рядом проблем.

• Невозможно планировать и прогнозировать

Легко запутаться в информации, когда нет порядка и системы. Предприятие не знает точно сколько зарабатывает и сколько тратит. Без полной и точной информации бизнес не может прогнозировать финансовые результаты и разрабатывать стратегии управления финансами организации.

• Растут операционные и финансовые риски

Неправильные расчёты приводят к кассовым разрывам, в результате компании приходится набирать кредиты, чтобы покрыть текущие обязательства. Так компания теряет не только деньги, но и возможности для роста.

Как считаете, в чем ошибка? Не использовали правильную таблицу или шаблон для расчета?
Наличие множества таблиц и разных данных не убережёт вас от финансового хаоса. Без чёткой системы владельцы бизнеса теряют огромное количество времени на поиск нужных документов и данных. Это снижает эффективность работы, увеличивает затраты и рано или поздно приводит в управленческий тупик. Без грамотной системы управления финансами, как в плохо организованной кухне: вы постоянно ищете ножи, кастрюли и специи, вместо того чтобы готовить.

Эпилог, или как правильно управлять финансами и сберегать деньги
 
Управление финансами компании — это система бизнес-процессов. Эти процессы направлены на сбор, обобщение и документирование информации. Итогом правильной организации таких процессов станет аналитика, которая базируется на корректной информации и использует три основных отчёта: Cash Flow, P&L и Balance. Управление финансами и капиталом предприятия подобно архитектуре дома: без грамотного проекта может обрушиться крыша. Так же и в финансах — без правильной системы учёта и анализа компания не сможет эффективно развиваться.

Боитесь рутины финансового учёта, опасаетесь, что не хватит знаний и опыта, а доверить текущую ситуацию можете только профессионалам?

Обратитесь к команде Planka, мы грамотно построим архитектуру ваших финансов, а также:

• Возьмём на себя всю рутину финансового учёта, избавляя вас и вашу команду от утомительных задач по организации системы управления финансами фирмы.
• Наша команда разрабатывает прозрачные и эффективные финансовые процессы, которые понятны даже тем, кто не имеет финансового образования.
• Прежде чем предлагать что-то новое, мы глубоко анализируем текущие процессы и помогаем их усовершенствовать без ненужного стресса и потрясений для компании.
• Мы не просто выполняем услуги — мы становимся вашим финансовым партнёром.