Как рассчитать и преодолеть кассовый разрыв

Кассовый разрыв не возникает сам по себе. В большинстве случаев это следствие того, что деньги застревают в оборотном капитале, например в расчётах с клиентами и поставщиками.
У кассового разрыва может быть множество причин, их удобно разделить на три типа: операционные, управленческие и внешние. Ниже — что входит в каждый из них

Операционные
Связаны с тем, как устроена текущая работа бизнеса и расчёты с контрагентами.

1. Вы работаете с отсрочкой платежа. Если вы отгрузили товар, а деньги получите через 30, 60 или даже 90 дней, возникает дебиторская задолженность. Чем длиннее отсрочка, тем выше риск, что в моменте не хватит денег на расходы. Подробнее о том, что такое дебиторская задолженность, написали в другой статье.
2. Много денег хранится в запасах. Например, вы закупили или произвели товар, но пока ещё не продали его. Пока продукция лежит на складе, она не приносит денег, но из-за того, что вы уже потратили средства, возникает кассовый разрыв — он исчезнет, когда продадите товары.
3. Вы платите другим быстрее, чем вам платят клиенты. Например, поставщик просит закрыть счёт через 10 дней, а клиент заплатит вам через 45. В итоге вы постоянно перекрываете эту разницу своими деньгами

Управленческие 
Возникают из-за ошибок в планировании и контроле.

Вы планируете по ожидаемой прибыли, а не по реальной. Например, по отчётам у компании есть выручка и прибыль, но нет понимания, когда именно поступят деньги. В результате можно запланировать расходы средств, которые ещё не пришли на счёт, и оказаться в кассовом разрыве. 

Нет системного контроля за платежами. Когда количество проектов и контрагентов растёт, становится сложнее отслеживать, кто и когда должен заплатить. Если не вести платёжный календарь и не контролировать сроки, кассовый разрыв может неожиданно возникнуть.

Закупки не совпадают со спросом. Компания закупает товар или сырьё с запасом, рассчитывая на определённый объём продаж. Если спрос оказывается ниже, деньги зависают в остатках, а обязательства по расходам остаются.

Появляются незапланированные расходы. Даже при грамотном планировании могут возникнуть ситуации, когда деньги нужно потратить срочно: ремонт оборудования, рост цен, дополнительные закупки. Чтобы финансовый баланс не нарушился, к таким ситуациям лучше готовиться заранее и формировать финансовый резерв. 

Собственник выводит деньги из бизнеса без учёта будущих обязательств. Если предприниматель забирает деньги, не учитывая предстоящие платежи, в моменте может не хватить средств на операционные расходы.

Сильная зависимость от одного клиента. Когда значительная часть выручки приходит от одного заказчика, любая задержка оплаты или прекращение сотрудничества создают кассовый разрыв почти мгновенно.

Бизнес быстро растёт, а процессы за ним не поспевают. Вместе с продажами растут закупки и отсрочки клиентам. В итоге деньги тратятся быстрее, чем возвращаются. 


Внешние 
Связаны с факторами, которые бизнес не контролирует напрямую.

Сезонность. Перед высоким сезоном, как правило, бизнес закупает больше, чем обычно, и расходы увеличиваются. А вот деньги начнут возвращаться позже, от чего возрастает финансовая нагрузка. 

Изменения на рынке. Например, падение покупательской способности. Компания рассчитывает на один объём продаж, закупает товар или планирует расходы, но фактическая выручка оказывается ниже. В итоге деньги уже вложены, а поступления не покрывают текущие платежи — и возникает кассовый разрыв.

Кассовый разрыв считают через движение денег — нужно понимать, сколько денег есть сейчас, сколько поступит и сколько нужно заплатить.
Базовая формула выглядит так:

ДС + П – О = ОДС

Где:

• ДС — остаток денег на начало периода,
• П — поступления за период,
• О — все выплаты и расходы,
• ОДС — остаток денег на конец периода. 

Если итоговый остаток (ОДС) уходит в минус — это и есть кассовый разрыв. Он показывает, в какой момент и сколько денег не хватает, чтобы закрыть все обязательства. 

Пример. Рекламное агентство ведёт 3 проекта с разными условиями оплаты:

• проект A — 50% предоплата, 50% через 30 дней;
• проект B — оплата через 2 недели после старта;
• проект C — оплата только после завершения (через 6 недель). 

При этом в течение месяца есть регулярные расходы: зарплата сотрудникам, гонорар подрядчиков, рекламные бюджеты, аренда помещения и офисные расходы.

Таблица денежных потоков рекламного агентства

По таблице видно, кассовый разрыв возникает на 4, 6 и 8 неделях — в эти моменты агентство ходит в минус. Самый критичный период — 6-я неделя, в конце периода разрыв достигает -200 000 ₽. Это означает, что у агентства не хватает денег на обязательные платежи, несмотря на то, что в целом проекты прибыльные.
Причина — в разнице сроков: расходы возникают регулярно (зарплата, подрядчики, аренда), а поступления приходят неравномерно и с задержкой. В результате бизнесу приходится перекрывать разрыв за счёт собственных средств или внешнего финансирования.
Рекламное агентство могло бы заранее сгладить ситуацию. Например, взять большую предоплату по проектам, договориться с подрядчиками об отсрочке платежей или перенести часть расходов. Даже небольшое изменение сроков — на 1–2 недели — могло бы убрать кассовый разрыв или сделать его менее критичным.

Сам по себе кассовый разрыв не означает, что бизнес убыточен. Чаще это вопрос управления деньгами и сроками. Ниже — базовые способы, которые помогают стабилизировать ситуацию.

Договоритесь с поставщиками об отсрочке платежей. Если есть возможность, попросите поставщиков продлить вам срок оплаты. Это поможет сократить разрыв между поступлением денег от клиентов и вашими обязательствами.

Ускорьте возврат денег от клиентов. Например, предложите скидки за раннюю оплату, сократите отсрочку или начните активнее работать с напоминаниями. Если вам начнут платить на 5–10 дней раньше обычного, это уже может снизить финансовую нагрузку.

Сократите несущественные траты. На время кассового разрыва имеет смысл отложить расходы, которые не влияют напрямую на выручку: часть маркетинга, закупки впрок, дополнительные сервисы.

Пересмотрите структуру расходов. Важно не только сократить траты, но и понять, какие из них реально влияют на выручку, а какие можно оптимизировать без ущерба для бизнеса.

Найдите дополнительные источники дохода. Например, сделайте распродажу остатков, попросите предоплату от клиентов или предложите новые продукты и услуги, которые не потребуют финансовых вложений на старте.

Привлеките внешнее финансирование. Большой кассовый разрыв можно временно закрыть за счёт инвестиций, займов или партнёрских средств.

Воспользуйтесь кредитной линией. В отличие от разового кредита на кассовый разрыв, кредитная линия позволяет брать деньги частями и платить проценты только за использованную сумму — это удобно для перекрытия краткосрочных расхождений.

Рефинансируйте текущие обязательства. Пересмотрите условия по кредитам: увеличьте срок, снизьте ежемесячный платёж и разгрузите денежный поток.