Как рассчитать ФОТ в 2026 году: страховые взносы, НДФЛ и полная стоимость сотрудника

Сотрудник с окладом 100 000 ₽ обходится работодателю примерно в 130 200 ₽ в месяц: 30% страховых взносов и 0,2% на травматизм начисляются поверх зарплаты, а 13 000 ₽ НДФЛ компания просто удерживает из дохода сотрудника и перечисляет в бюджет. Это уже не её расход, а уменьшение суммы «на руки».

В 2026 году считать стало труднее. Предельная база для взносов выросла до 2 979 000 ₽ (ПП № 1705 от 31.10.2025), МРОТ - до 27 093 ₽, а льготные 15% для малого и среднего бизнеса (МСП) теперь достаются далеко не всем. Ниже - как из оклада вывести реальную стоимость сотрудника и почему НДФЛ и взносы нельзя сложить в один процент.

Фонд оплаты труда, или ФОТ, - это все расходы компании на персонал за период. В законодательстве определения ФОТ и правил его формирования нет: состав показателя работодатель закрепляет сам, например в положении об оплате труда.

Рядом стоит ФЗП - фонд заработной платы. Это только «зарплатная» часть: оклады, тарифные ставки, сдельные выплаты. ФОТ шире. Помимо ФЗП в него входят:

• премии и вознаграждения по итогам периода;
• надбавки и доплаты - за вредность, ночные смены, совмещение;
• отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск;
• районные коэффициенты и северные надбавки;
• материальная помощь и отдельные социальные выплаты.

Проще говоря, ФЗП - это то, что человек заработал, а ФОТ - всё, что компания на него потратила.

Часть выплат стоит бизнесу дешевле. Ст. 422 НК РФ освобождает от страховых взносов, а ст. 217 НК РФ - от НДФЛ:

• суточные в пределах 700 ₽ за день командировки по России и 2500 ₽ - за рубежом;
• командировочные расходы, подтверждённые документами;
• ряд компенсаций, например за использование личного имущества;
• материальная помощь в установленных лимитах.

Такие суммы в ФОТ включаются - вы их платите, - но с них не нужно начислять взносы и удерживать налог. Это часто упускают при планировании.

Базовые формулы просты:

• ФОТ за месяц = сумма всех выплат персоналу за месяц;
• ФОТ за год = месячный ФОТ × 12 (или сумма по месяцам).

Через среднесписочную численность (ССЧ):

ФЗП = средняя зарплата × ССЧ × число месяцев

Для годового значения умножают на 12. Чтобы спланировать ФОТ на будущий год, к текущей базе добавляют индексацию и учитывают планы по штату: рост численности, новые ставки, пересмотр окладов.

С 2025 года работает пятиступенчатая шкала. Повышенная ставка применяется только к части дохода сверх порога, а не ко всей сумме:


Ключевой момент: НДФЛ удерживается из дохода работника, а работодатель выступает налоговым агентом - считает налог, удерживает его из начисленной суммы и платит в бюджет. Для компании это не расход «сверху», а уменьшение суммы «на руки». Забыть про это - значит завысить ФОТ примерно на четверть.

Отдельные ставки действуют для дивидендов, доходов от ценных бумаг, вкладов и продажи недвижимости: 13% до 2,4 млн ₽ и 15% свыше.

Страховые взносы работодатель платит из своих средств - поверх зарплаты. Общий тариф - 30% в пределах предельной базы и 15,1% с суммы превышения (ст. 425 НК РФ). Предельная база на 2026 год - 2 979 000 ₽ в год, это примерно 248 000 ₽ оклада в месяц. Лимит считают нарастающим итогом с начала года.

Отдельно начисляют взносы на травматизм: от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска (125-ФЗ).

До 2026 года пониженный тариф был привязан к статусу МСП автоматически: весь малый бизнес платил 30% с 1,5 МРОТ и 15% с суммы свыше. С 1 января 2026 года всё иначе - льгота 15% сохранилась только для приоритетных отраслей (54 вида по распоряжению Правительства № 4125-р от 27.12.2025): производство, растениеводство и животноводство, образование, наука, транспорт и логистика, спорт, культура и другие.

Потеряли льготу торговля (опт и розница), строительство, добыча полезных ископаемых, финансовые услуги - у них теперь 30%.

Чтобы сохранить 15%, нужно одновременно выполнить три условия:

1. Компания или ИП имеет статус МСП.
2. Приоритетный ОКВЭД внесён в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
3. Доля дохода от этого вида деятельности - не меньше 70%.

Не выполнено хотя бы одно - взносы пересчитают по 30% с начала года.

Таблица тарифов 2026

Алгоритм из пяти шагов:

1. Оклад (gross) - начисленная сумма до налога.
2. Сколько на руки: gross − НДФЛ.
3. Страховые взносы - по вашему тарифу.
4. Взносы на травматизм.
5. Полная стоимость = шаг 1 + шаг 3 + шаг 4.

Пример 1. Сотрудник с окладом 100 000 ₽, общий тариф 30%, травматизм 0,2%.


Мультипликатор нагрузки: 130 200 / 100 000 = 1,302. То есть реальная стоимость сотрудника - примерно оклад × 1,302.

Пример 2. Розничный магазин, месячный ФОТ 500 000 ₽, три сотрудника. При льготе МСП взносы в 2025 году считались так: 3 × 1,5 МРОТ (33 660 ₽) = 100 980 ₽ по 30% и 399 020 ₽ по 15%. После утраты льготы в 2026 году вся сумма облагается по 30%. Рост нагрузки - около 59 853 ₽ в месяц и около 718 236 ₽ в год. Это как годовой оклад ещё одного сотрудника - только без самого сотрудника.

Пример 3. Производственная компания с тем же ФОТ 500 000 ₽ сохраняет льготу: она платит 30% с 1,5 МРОТ и 15% свыше. Экономия против общего тарифа - те же 59 853 ₽ в месяц. Если отрасль попала в перечень - вы в выигрыше. Если нет - считайте по 30%.

• Статус МСП подтверждён в реестре на нужную дату?
• Приоритетный ОКВЭД есть в ЕГРЮЛ/ЕГРИП и входит в перечень по распоряжению № 4125-р?
• Доля дохода по этому ОКВЭД - не меньше 70%?
• Оклад выше или ниже 1,5 МРОТ (40 639,50 ₽ при МРОТ 27 093 ₽)?
• Доход сотрудника с начала года перевалил за 2 979 000 ₽?
• Есть договоры ГПД, по которым взносы считаются иначе?

Если хотя бы один пункт вызывает сомнение - сначала считайте по общему тарифу 30%, а льготу применяйте только после документального подтверждения права на неё.

Считать ФОТ самому реально, если штат - три-пять человек, оклады не меняются, а отрасль попадает под льготу. Но как только появляются совместители, ГПД, районные коэффициенты, декретницы, переходящие отпускные и сотрудники, у которых доход перевалил за предельную базу, ручной расчёт превращается в отдельную работу на несколько дней в месяц. Ошибка в один процент тарифа стоит десятков тысяч рублей доплат и пеней по итогам года.

Здесь и подключается Planka - финансовый аутсорс для бизнеса. Мы даём инструменты, которые закрывают расчёт ФОТ, взносов, НДФЛ и отчётности как единый процесс: вы видите не «сумму зарплат», а полную стоимость каждого сотрудника в месяц и год, с разбивкой по тарифам и нарастающим итогом по базе.

Если разбираться с этим самим сложно, непонятно, с чего начать, или просто жаль времени - передайте расчёт команде Planka. Мы определим ваш тариф до первых цифр, соберём ФОТ по всем линиям, проверим право на льготу и возьмём на себя регулярные расчёты и отчётность. Вы занимаетесь бизнесом, а не сверкой процентов.