Что такое накладная

Финансовый и складской учёт — это основа стабильного бизнеса. Когда компания покупает, продаёт или перемещает товары, важно правильно зафиксировать эти операции. Именно для этого нужна накладная — один из главных документов, который подтверждает передачу ценностей.

Проще говоря, накладная — это документ, который подтверждает факт передачи товара или материалов от одного лица другому. Она выполняет сразу несколько важных функций:

✔ Юридическая защита — помогает избежать споров с контрагентами и подтверждает исполнение обязательств.
✔ Финансовый контроль — фиксирует расходы и доходы, помогает вести бухгалтерский и налоговый учёт.
✔ Логистика — сопровождает груз при транспортировке и помогает контролировать поставки.

Без накладной невозможно доказать, что товар действительно передан, а сделка состоялась. Если документ оформлен с ошибками или утерян, это может привести к проблемам с налоговой, контрагентами и даже судебным разбирательствам.

Любая компания, работающая с товарами, регулярно сталкивается с накладными. Вот основные случаи, когда они нужны:

• Продажа — при передаче товаров клиенту.
• Поставка материалов — при закупке сырья у поставщиков.
• Транспортировка — при перевозке товаров между складами.
• Возврат продукции — если покупатель возвращает товар поставщику.
• Передача оборудования — при аренде или внутреннем перемещении.

Накладные бывают разные, и у каждой — своя задача:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — стандартный документ для передачи товаров покупателю.
• Транспортная накладная — оформляется при перевозке груза и включает маршрут, условия перевозки, характеристики груза.
• Универсальный передаточный документ (УПД) — объединяет накладную и счёт-фактуру, упрощая документооборот.
• Внутренняя накладная — используется внутри компании для перемещения товаров между подразделениями.

Для любого финансового документа в том числе накладной существует обязательный минимум требований к реквизитам документа. Вот как выглядят накладные:

• Дата и номер документа.
• Данные отправителя и получателя (название компаний, ИНН, юридические адреса).
• Перечень товаров (наименование, количество, единицы измерения).
• Цена и общая сумма сделки.
• Основание для передачи (договор или счёт).
• Подписи и печати сторон.

Ошибки в документе могут повлечь негативные юридические последствия, например, при возникновении денежных споров с покупателем, вы не сможете доказать факт поставки товара.

Сегодня всё больше компаний переходят на электронный документооборот (ЭДО), включая накладные. Электронные накладные подписываются цифровой подписью и имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

Преимущества ЭДО:

• Экономия времени и денег на печать и доставку.
• Меньше ошибок — система автоматически проверяет данные.
• Ускорение работы — документы мгновенно передаются контрагентам и в налоговую.

Для работы с ЭДО нужно подключиться к оператору, например СБИС, Контур, Такском Калуга-Астрал.

Тому, кто должен делать накладные в торговой организации, стоит знать, какие ошибки чаще всего встречаются в таких документах:

• Опечатки и ошибки в реквизитах → перед отправкой проверяйте данные.
• Отсутствие подписей и печатей → без них документ недействителен.
• Несоответствие товаров в накладной и фактической поставке → сверяйте документы перед подписанием.
• Неправильное хранение → накладные должны храниться не менее 5 лет.

Ошибки в оформлении накладных могут привести к налоговым проблемам, финансовым потерям и спорам с контрагентами. Чтобы этого не случилось, важно правильно организовать документооборот и финансовый контроль.

Команда PLANKA поможет вашему бизнесу:

• Настроить учёт и документооборот без ошибок.
• Автоматизировать процессы, включая работу с электронными накладными.
• Избежать налоговых рисков и штрафов.
• Оптимизировать финансы, чтобы повысить прибыль.

Фокусируйтесь на развитии бизнеса, а финансовые задачи мы возьмём на себя.

PLANKA — наводим порядок в цифрах, чтобы они работали на ваш успех!