Первый сотрудник в ИП

Первый наём - точка невозврата. Вчера вы просто предприниматель: посчитали налог, заплатили, забыли до следующего месяца. Сегодня первый сотрудник ИП делает вас работодателем - налоговым агентом, плательщиком страховых взносов, страхователем в СФР и HR-отделом в одном лице. И это навсегда.

Всё, что важно знать о первом сотруднике ИП, умещается в несколько цифр: страховые взносы - 30% с выплат в пределах базы и 15,1% сверху, НДФЛ - от 13% до 22%, штраф за неоформленного сотрудника - 5-10 тыс. ₽. Но главная цифра для бюджета - реальная стоимость сотрудника, и она выше, чем просто «зарплата на руки».

Считать просто, но сначала важная оговорка. На бумаге НДФЛ удерживается из зарплаты сотрудника, а взносы платит работодатель. На практике в России договариваются о сумме «на руки», поэтому НДФЛ для ИП становится таким же дополнительным расходом, как и страховые взносы. Вы обещали человеку 100 ₽ - значит, должны начислить больше, чтобы он получил свои 100 ₽ после удержания налога. Формула: начисленная зарплата = сумма на руки / 0,87. НДФЛ = сумма на руки × 13/87. Взносы = начисленная зарплата × 30%. Дополнительный расход сверх «чистой» суммы: 100 × 13/87 + (100 / 0,87) × 30%.

Проверим на реальном примере. Сотрудник хочет получать на руки 50 000 ₽. Начисляем 57 471 ₽, НДФЛ - 7 471 ₽. Взносы с начисленной суммы - 17 241 ₽, плюс травматизм по минимальному тарифу около 115 ₽. Итого расход ИП - примерно 74 827 ₽ в месяц. То есть сотрудник с зарплатой 50 000 ₽ на руки обходится почти в 75 000 ₽. Дальше - пошаговый маршрут на каждый месяц.

Когда выходит первый сотрудник ИП, у предпринимателя появляются четыре роли одновременно:

• Налоговый агент по НДФЛ - удерживает налог из зарплаты и перечисляет в бюджет.
• Плательщик страховых взносов - платит взносы из своих денег сверх зарплаты.
• Страхователь в СФР - регистрирует сотрудника в системе персонифицированного учёта, передаёт сведения о стаже и кадровых событиях.
• Работодатель - отвечает за кадры, охрану труда, учёт рабочего времени и расчётные листки.

До первого найма ИП сдавал только собственные налоги. Теперь каждый месяц запускается цикл: кадровое событие → документы → начисление → выплата → НДФЛ → взносы → уведомления → отчётность → хранение документов. Каждое звено - с датой и санкцией за пропуск.

Несмотря на обилие обязанностей, у ИП-работодателя есть лайфхак: большинство действий повторяются из месяца в месяц. Достаточно один раз выстроить процесс и настроить напоминания.

Если первый сотрудник ИП принят, уложитесь в четыре шага до входа в ежемесячный ритм.

1. Подайте в СФР сведения о приёме. Форма - СФР раздел 1 подраздел 1.1 ЕФС-1, срок - не позднее следующего рабочего дня после фактического допуска сотрудника к работе. Промедление здесь - штраф, даже если всё остальное оформлено идеально.

2. Не регистрируйтесь в СФР отдельно. С 2023 года фонд сам ставит ИП на учёт как работодателя после получения ЕФС-1. Это частая точка путаницы: многие ищут отдельный порядок регистрации, хотя его больше нет.

3. Оформите трудовой договор. ИП-работодатель обязанности по кадрам выполняет наравне с организацией. Для микропредприятий разрешён упрощённый кадровый учёт и типовая форма договора. Приказ о приёме не обязателен, если условие о приёме включено в договор.

4. Проведите спецоценку условий труда (СОУТ). Проводить специальную оценку условий труда нужно первый раз в течение года с момента приёма сотрудника. Про СОУТ вспоминают обычно при проверке, а штрафы приходят и за неё.

Также ознакомьте сотрудника под подпись с локальными актами (если они есть) и проведите вводный инструктаж по охране труда.

Зарплату платите не реже чем каждые полмесяца, при каждой выплате выдавайте расчётный листок. Сумма будет прыгать: больничные, отпуска, премии, сверхурочные - всё это меняет начисления.

Теперь разделите деньги на два потока.

НДФЛ - из зарплаты сотрудника, не из вашего кармана. ИП здесь - налоговый агент. Ставка прогрессивная:

• 13% - до 2,4 млн ₽ годового дохода;
• 15% - до 5 млн;
• 18% - до 20 млн;
• 20% - до 50 млн;
• 22% - свыше 50 млн.

Если забудете удержать и перечислить НДФЛ, налоговая спишет сумму с ИП и добавит штраф.

Страховые взносы - платит сам ИП из своих денег. Это реальная стоимость сотрудника сверх зарплаты. Общий тариф 2026 года: 30% с выплат в пределах базы 2 979 000 ₽ и 15,1% сверх этой суммы. Для субъектов МСП предусмотрены пониженные тарифы. Плюс взносы на травматизм - от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска.

Посчитаем на примере. Сотрудник хочет получать на руки 50 000 ₽. Чтобы выдать эту сумму, начисляем 57 471 ₽ при ставке НДФЛ 13%. Взносы с этой суммы - 17 241 ₽, плюс травматизм по минимальному тарифу 115 ₽. Итого расход ИП - около 74 827 ₽ в месяц. То есть сотрудник с зарплатой 50 000 на руки обходится примерно в 75 000 ₽.

Зафиксируем разницу в таблице.

Все налоги и взносы ИП платит единым налоговым платежом. Чтобы налоговая знала, как разнести деньги, подаются уведомления об исчисленных суммах.

Для ИП, нанявшего первого сотрудника, этот цикл становится главным расписанием месяца.

Работает так:

• До 3-го числа - уведомление по НДФЛ, удержанному с выплат за 23-31-е число прошлого месяца;
• До 28-го числа - уведомление по НДФЛ с выплат за 1-22-е число текущего месяца, а также уведомление по страховым взносам;
• До 28-го числа - уплата всех налогов в составе ЕНП;
• До 25-го числа - персонифицированные сведения о физлицах (ПСВ) за прошлый месяц.

Важный нюанс: в 2026 году уведомление по НДФЛ и страховым взносам переходит на новый регламент с 01.09.2026. Сроки меняются, поэтому после этой даты обязательно сверяйтесь с актуальным календарём ФНС или бухгалтерского сервиса. Уведомление по НДФЛ и страховым взносам с 1 сентября 2026 - что изменилось для ИП с сотрудниками.

Новички часто путают: ПСВ и уведомление по взносам - это разные документы. Уведомление показывает сумму к уплате, ПСВ - сведения о каждом сотруднике. Оба документы ежемесячные, оба обязательные.

ИП-работодатель обязанности по отчётности выполняет в трёх ритмах.

Каждый месяц:

• Персонифицированные сведения (ПСВ) - до 25-го числа в налоговую.

Каждый квартал:

• 6-НДФЛ - расчёт налога, удержанного с доходов сотрудников;
• РСВ - расчёт по страховым взносам;
• ЕФС-1, раздел 2 - сведения о начисленных взносах на травматизм.

По кадровым событиям:

• ЕФС-1, раздел 1 подраздел 1.1 - при приёме, увольнении, переводе сотрудника, срок - не позднее следующего рабочего дня.

Итого в квартал набегает пять обязательных отчётов. Плюс ежемесячные уведомления и ПСВ. Без автоматизации и календаря бухгалтера здесь легко потеряться.
Свериться со сроками можно в календаре сдачи отчётности ИП на УСН, ОСНО и патенте, но по сотрудникам регулярность именно такая.

Штрафы - главный мотиватор не тянуть.

• Не оформили трудовой договор - штраф 5-10 тыс. ₽ для ИП по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
• Не заплатили НДФЛ или взносы - доначисление всей суммы плюс 40% штрафа, если неуплата признана умышленной.
• Долг перед бюджетом свыше 2,7 млн ₽ за 3 года - уголовная ответственность по ст. 198 УК РФ. Это примерно зарплата сотрудника с окладом 50 000 ₽ за 4,5 года, так что для малого бизнеса риск небольшой, но реальный.
• Просрочили отчёт - пени за каждый день и штрафы за каждый непредставленный документ.

Отдельная боль - неофициальная оплата. Если налоговая докажет, что человек фактически работал, доначислят взносы и НДФЛ за весь период, плюс штраф. Разбор того, что меняется в учёте при найме первого сотрудника, показывает: экономия на оформлении почти всегда оборачивается убытком.

Пока одни ИП оформляют сотрудников с первого дня и спят спокойно, другие экономят на взносах и надеются, что проверка обойдёт стороной. Первые платят 30% взносов, вторые рискуют попасть на 40% штрафа и уголовную статью. Первый сотрудник ИП - это не просто новый человек в команде, это вход в регулярный менеджмент. Чем быстрее выстроите цикл, тем меньше будет стоить каждый месяц. А спустя три-четыре месяца весь процесс занимает один день - и это лучшая инвестиция времени на старте.